Dropbox là gì ? Hướng dẫn sử dụng chi tiết toàn diện [2020]

Nếu bạn đang tìm kiếm một nền tảng lưu trữ đám mây dễ sử dụng, chi phí thấp, Dropbox có thể dành cho bạn những người mới bắt đầu biết đến Dropbox.

Trong bài hướng dẫn cho người mới bắt đầu sử dụng dropbox này, mình sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng Dropbox, cũng như tìm hiểu các chức năng cơ bản của chúng. Hướng dẫn này của mình sẽ cung cấp cho các bạn một cái nhìn tổng quan về nền tảng dịch vụ lưu trữ đám mây top thế giới hiện tại, vì vậy nó sẽ đặc biệt hữu ích cho các bạn, những người dùng mới lần đầu sử dụng chúng.

Dropbox là gì ?

Dropbox là một dịch vụ lưu trữ đám mây, có nghĩa là bạn có thể sao chép các tệp của mình vào “đám mây” và truy cập chúng sau này, ngay cả khi bạn đang sử dụng một thiết bị khác. Dropbox sẽ không tự động sao chép tất cả các tệp trên máy tính của bạn nếu bạn đang sử dụng gói cá nhân(basic), vì vậy bạn sẽ phải chọn những tệp quan trọng bạn muốn lưu. 

Đồng bộ hoá Dropbox

Một bản sao của tập tin bạn lưu vào Dropbox sẽ vẫn còn trên ổ cứng của bạn. Nếu bạn thay đổi tập tin đó , nó cũng sẽ được cập nhật trên “đám mây”.

Hệ thống này sẽ giữ các tập tin của bạn an toàn trước các sự cố kỹ thuật bạn có thể gặp phải với máy tính của mình. Chẳng hạn, nếu ổ cứng của bạn bị hỏng, ảnh và các tài liệu quan trọng khác của bạn sẽ không bị mất vĩnh viễn nếu chúng được lưu trữ trên “đám mây”.

Dropbox giúp bạn dễ dàng chuyển những tập tin, ảnh và thư mục quan trọng đó sang một máy tính mới, điều này cũng giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian cũng như công sức.

Ngoài ra bạn cũng dễ dàng chia sẻ một tập tin với đồng nghiệp hoặc các thành viên trong gia đình. Ngoài việc chia sẻ, bạn cũng có thể sử dụng Dropbox để xem các tệp trên nhiều thiết bị. Ví dụ: bạn có thể di chuyển(move) hình ảnh bạn đã chụp trên điện thoại sang Dropbox và xem hình ảnh trên máy tính của bạn sau đó, thật là tiện lợi đúng không nào.

Các gói tài khoản Dropbox

Bạn có thể dùng thử Dropbox miễn phí bằng cách đăng ký tài khoản Cơ bản(basic) trên trang web của nó. Basic chỉ đi kèm với 2GB dung lượng miễn phí, đủ để bạn bắt đầu sử dụng Dropbox. Mình sẽ hướng dẫn các bạn cách đăng ký tài khoản Dropbox miễn phí trong phần tiếp theo của bài viết.

Dropbox cũng có nhiều gói trả phí cho tài khoản cá nhân. Sự khác biệt lớn nhất giữa các tùy chọn tài khoản Dropbox là dung lượng lưu trữ bạn nhận được.

Gói pro có giá 19.9usd mỗi tháng. Nó giúp bạn tăng dung lượng lưu trữ Dropbox của bạn lên 3TB. Ngoài ra còn gói standard và gói Advanced với giá từ 15 đến 25 usd mỗi tháng.

Ở gói standard 15usd, có ghi dòng starting with 3+ users có nghĩa là gói theo team, bạn phải có tối thiểu 3 người dùng tài khoản và mỗi người phải trả 15usd.Vậy chi mỗi tháng bạn phải trả 45usd cho cả 3 người dùng.

Dropbox Smart Sync-Đồng bộ hoá thông minh

Một điểm khác biệt lớn giữa các gói Dropbox gói cá nhân và chuyên nghiệp là tính năng Đồng bộ hóa thông minh-Dropbox smart sync. Khi bạn mở một tài liệu hay một tập tin được lưu trên máy tính, thì lúc đó Smart Sync sẽ di chuyển tệp lên “đám mây”, giải phóng không gian ổ cứng. Bạn vẫn sẽ có quyền truy cập vào tệp, nhưng nó sẽ được lưu trữ trên đám mây từ đó trở đi. Bạn cũng có thể tự di chuyển các tệp lên đám mây mà không cần mở chúng.

Nếu không có tính năng Đồng bộ thông minh, bạn buộc phải chọn giữa hai trạng thái cho tài liệu hay tập tin của mình. Trạng thái đầu tiên là Tải xuống, bạn phải tải về nơi bạn có quyền truy cập để sử dụng và chỉnh sửa tệp trên máy tính của mình. Dropbox giữ một bản sao của tệp trên các máy chủ của nó và tự động cập nhật nó khi bạn thực hiện thay đổi.

Trạng thái thứ hai là chỉ có trực tuyến, trực tuyến cho phép bạn di chuyển tệp trực tiếp đến máy chủ của Dropbox. Bạn không thể chỉnh sửa hoặc xem chúng trên máy tính của mình mà không cần tải xuống lại, nhưng bạn có thể xem chúng trực tuyến. Điều đó giúp tiết kiệm rất nhiều dung lượng ổ cứng vì tệp được di chuyển khỏi ổ cứng máy tính của bạn. Tuy nhiên nếu bạn muốn sử dụng tính năng đồng bộ hoá thông minh thì bạn phải nâng cấp lên gói Dropbox cao hơn và cũng mắc tiền hơn, vì nó không có sẵn trong gói Cơ bản(basic) miễn phí. 

Đăng ký tài khoản Dropbox

Nếu bạn muốn sử dụng gói miễn phí với dung lượng 2Gb thì các bạn truy cập vào đường link sau để đăng ký:dropbox.com

1. Bạn bấm vào dòng get Dropbox Basic
2. còn nếu muốn sử dụng các gói nâng cao hơn thì bạn kéo xuống dưới đăng ký plan Business
3. Tiếp theo bạn click vào mục sign up for free

   

4. Bạn có thể đăng ký bằng gmail hoặc tài khoản google

   

5. Sau đó nó xuất hiện bản thông báo tải bản dropbox về máy tính, bạn tải về và cài đặt, giao diện của nó sẽ như hình dưới đây:

   

6. Như vậy là bạn đã có tài khoản dropbox và đăng nhập thành công rồi đó, tiếp theo chúng ta sẽ vào phần thiết lập dropbox.

Thiết lập Dropbox

• Sau đó bạn thấy biểu tượng dropbox dưới khay hệ thống của bạn-bạn click vào và đăng nhập vào tài khoản dropbox, sau khi đăng nhập thành công nó sẽ có giao diện như sau:

  

• có 2 tab chính là Recent và Notifications
  

1. Tab Notifications: là các thông báo, các ứng dụng khác sẽ hiển thị , cũng như các tin nhắn không thường xuyên từ Dropbox.
2. Tab Recent: nó hiển thị 30 file cuối cùng bạn tải lên dropbox và bạn cũng có thể click vào các file đó để mở lên.

“Điều khiển” Dropbox

• Bạn có thể thấy biểu tượng giống hình chiếc bánh kẹp, đây là nút sẽ đưa chúng ta đến dropbox  paper. Đó là phiên bản Dropbox của Google Docs hoặc Microsoft Office Online.

  

• Nút thứ hai, một quả địa cầu, đưa bạn đến ứng dụng web Dropbox và nó sẽ tự động đăng nhập vào tài khoản của bạn. Giống như trong thư mục trên máy tính của bạn, bạn có thể thấy các tài liệu bạn đã lưu vào “đám mây”. Bạn cũng sẽ có quyền truy cập vào các tùy chọn bạn không nhận được trong thư mục máy tính để bàn.

• Nút thứ ba, hình biểu tượng một thư mục, đưa bạn đến thư mục Dropbox cục bộ của bạn.

• Nút thứ tư, nó mở một menu với nhiều tuỳ chọn khác nhau như: tỉ lệ phần trăm của tổng dung lượng Dropbox được sử dụng, lời mời nâng cấp tài khoản…

Lưu ý rằng bạn không thể tải lên các tập tin hoặc tài liệu gì đó hoặc tải xuống nếu Dropbox bị đóng.

Cách sử dụng Dropbox trên máy tính để bàn

• Khi bạn tải phiên bản dropbox máy tính về và cài đặt thì nó sẽ xuất hiện “menu” Dropbox, bạn có thể dễ dàng tìm thấy trong file Explorer

  

Cách truyền các tập tin bằng Dropbox

Nếu bạn muốn di chuyển các tập tin cũ trên máy tính của bạn sang Dropbox, bạn chỉ cần thực hiện thao tác “kéo-thả” các tập tin vào thư mục Dropbox của bạn.

Bạn cũng có thể sao chép(copy) và dán(paste) các tập tin hoặc thư mục vào Dropbox nếu bạn thấy việc đó dễ dàng và nhanh hơn việc “kéo thả”.

Có thể mất một hoặc hai giây để chuyển tệp vào thư mục Dropbox. Sau khi hoàn thành, Dropbox sẽ hiển thị biểu tượng màu xanh ở phía dưới bên trái có mũi tên trên đó. Biểu tượng đó có nghĩa là nó đang sao chép tệp và tải nó lên “đám mây”. Sau khi hoàn thành, biểu tượng sẽ chuyển sang màu xanh lục và hiển thị dấu tích.

Nếu bạn muốn chuyển nhiều tập tin cùng một lúc, bạn hãy nhấn giữ nút ctrl và bấm vào từng tệp bạn muốn di chuyển. Sau đó, nhấp và kéo tất cả các tập tin cần di chuyển vào thư mục Dropbox.

Cách sử dụng Dropbox trên thiết bị di động và web

Sử dụng Dropbox trên web client cũng có một trải nghiệm tương tự như khi bạn sử dụng nó trên máy tính để bàn. Khi bạn đăng nhập vào tài khoản Dropbox của mình, bạn sẽ thấy các tập tin được thay đổi gần đây(recent) trên máy tính để bàn của bạn sẽ xuất hiện trên giao diện web client. 

Bạn cũng có thể chia sẻ, đổi tên, di chuyển, sao chép hoặc xóa tệp thông qua giao diện web. À bạn cũng nên nhớ rằng việc xóa một tập tin trong thư mục Dropbox trên máy tính để bàn của bạn thì tập tin đó sẽ không còn tồn tại ở mọi nơi.

Nếu bạn cần một tập tin và bạn không biết nó ở đâu, bạn có thể sử dụng thanh tìm kiếm ở đầu trang để tìm tập tin đó.

Bạn có thể tải xuống ứng dụng dropbox di động cho Android hoặc iOS từ Google Play Store hoặc App Store. Nó gần giống với trình duyệt web bạn đang xài.

Màn hình đầu tiên bạn nhìn thấy khi đăng nhập vào ứng dụng Dropbox hiển thị các tệp gần đây của bạn.

Cách sử dụng Dropbox để chia sẻ tệp hoặc thư mục

• Việc chia sẻ tệp hoặc thư mục thông qua Dropbox khá đơn giản. Từ máy tính để bàn của bạn, điều hướng đến mục trong thư mục Dropbox mà bạn muốn chia sẻ. Nhấp chuột phải vào nó, sau đó chọn tùy chọn share và có biểu tượng Dropbox bên cạnh.

  

• Sau đó nó hiện lên bản thông báo về các tuỳ chỉnh share: như share qua email, tên hoặc group hoặc các tuỳ chỉnh ai có thể xem hoặc chỉnh sửa tập tin đó không bằng 2 tuỳ chọn : Can edit hoặc Can view, hoặc các bạn có bấm vào create link tạo đường link để gửi cho người khác.

  

Cách sử dụng Dropbox để tải tập tin

Bạn đăng nhập vào Dropbox trong trình duyệt web của bạn, sau đó bạn có thể điều hướng đến tập tin bạn muốn tải xuống, nhấp vào nút dấu chấm lửng ở bên phải màn hình và chọn Download.

Cách sử dụng Dropbox để khôi phục tập tin

• Trên hầu hết các tài khoản cá nhân(basic), Dropbox giữ một bản sao các tệp đã xóa của bạn trong tối đa 30 ngày. Bạn có thể tìm thấy chúng bằng cách nhấp vào tab Files sau đó bạn chọn tab Deleted files

  

Cách sử dụng Dropbox để yêu cầu nhận tập tin 

• Tính năng “File requests” cho phép bạn mời những người không có tài khoản Dropbox có thể chia sẽ tập tin cho bạn. Bạn có thể thấy rằng nó rất hữu ích khi bạn cần nhận tệp từ nhân viên hoặc người thân không sử dụng Dropbox. Đó cũng là một cách tốt để giáo viên thu thập các tập tin từ học sinh của mình.
• Để thực hiện tính năng File requests, bạn đăng nhập vào tài khoản Dropbox trên web của bạn. Nhấp vào Tab File chọn File requests.

  

• Sau đó chọn create a file request, nó sẽ hiện lên bản thông báo yêu cầu chúng ta đặt tên file, bạn có thể đặt tên nào cũng được sau đó nhấn next

  

• sau đó nó hiện lên đường link, chúng ta copy đường link đó cho người chia sẻ tập tin.Ở dưới bạn có thể điền tên hoặc email của người chia sẻ tập tin đó

  

• sau đó người nhận link đó chỉ cần truy cập vào link và chọn choose from computer để tải tập tin từ máy tính họ lên.done thế là xong.

  

Lời kết

Mặc dù dung lượng lưu trữ miễn phí chỉ 2gb và chịu sự cạnh tranh rất lớn từ 2 tên tuổi về lưu trữ đám mây là google drive và one drive. Tuy nhiên nó cũng rất hữu ích với những người mới bắt đầu sử dung dịch vụ lưu trữ “đám mây” và bài viết trên của mình hi vọng sẽ giúp ích bạn được điều đó. Xin chào và hẹn gặp lại trong các bài viết tiếp theo và nếu có thắc mắc gì các bạn cứ để lại bình luận phía dưới nhé.